Должностная инструкция секретаря

Должностная секретаря

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ


Наименование структурного подразделения - канцелярия
Наименование должности: заведующий канцелярией.

I. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

Подчиняется - председателю правления.
Принимается (увольняется) приказом председателя правления.
Квалификационные требования: высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.
Должен знать: методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации делопроизводства; единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия; организацию делопроизводства на предприятии; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Заведующий канцелярией является материально-ответственным лицом.

П. ОБЯЗАННОСТИ

Зав. канцелярией обязан:

2.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работ руководителя предприятия.
2.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.
2.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
2.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация).
2.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
2.6. Руководить службой делопроизводства на предприятии, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с


2
принятым на предприятии порядком и передавать ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2.7. Принимать документы на подпись руководителю и личные заявления трудящихся.

2.8. Организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.9. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществлять систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.10. Организовывать работу по приему документальных материалов, в том числе приказов и распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения, по хранению материалов текущего делопроизводства, формированию дел и их сдачу на государственное хранение.

2.11. Составлять инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и его подразделениях, номенклатуру дел.

2.12. Разрабатывать предложения по совершенствованию системы делопроизводства, организовывать их внедрение, принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами организации и механизации управленческого труда.

2.13. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях предприятия и контроль за правильным формированием и хранением материалов и своевременной сдачей в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.14. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.15. Проводить инструктаж по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите работников канцелярии.

2.16. Руководить работниками канцелярии. Осуществлять отправление и получение корреспонденции (работа с почтовым отделением).

2.17. Содержать в порядке всю учетно-отчетную документацию.

2.18. Не разглашать конфиденциальную информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия.

2.19. Соблюдать правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной охраны и контролировать их выполнение подчиненными работниками.








3

Ш. ПРАВА

Зав. канцелярией имеет право:

3.1. Не принимать на подпись руководителя служебные документы, исполненные с нарушением стандартов.
3.2. Не принимать к печати и отправке материалы, оформленные в нарушение инструкций по делопроизводству.
3.3. Ставить в известность председателя правления о несвоевременном исполнении распоряжений и приказов конкретными специалистами завода.
3.4. Давать свои предложения руководству завода по улучшению делопроизводства.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Зав. канцелярией несет ответственность за:

4.1. Своевременное и качественное выполнение своих обязанностей и использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией.
4.2. Соблюдение правил внутреннего распорядка.
4.3. Выполнение инструкций по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите.




Согласовано:



Должностная инструкция выдана ________________





Скачать все должностные инструкции одним файлом

Источник: dolginstr.com